PEKANBARU - Aparatur sipil negara (ASN) akan segera merasakan kemudahan dalam mengurus berbagai layanan seperti kenaikan pangkat, pindah instansi atau mutasi, serta penetapan pensiun.

Demikian dikatakan, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Abdullah Azwar Anas, bahwa penyederhanaan proses bisnis layanan kepegawaian terus berprogres. 

Ia mengatakan dalam menuntaskan arahan Presiden Joko Widodo ini, ditemui permasalahan yakni adanya ketidakkonsistenan data atau data anomali.

 “Progres penuntasan data ini cukup progresif dilakukan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN). Kita harus semakin cepat agar bisa memberikan kemudahan bagi ASN di seluruh Indonesia,” kata Anas dalam keterangan tertulis, dikutip Sabtu (26/11/2022). 

Dikatakan dia, data memegang peranan penting dalam penyederhanaan proses bisnis layanan. Pada minggu pertama bulan November, data anomali baru diselesaikan sebesar 15,35 persen. Hingga 23 November, sudah mencapai 86,14 persen.

Disamping itu, BKN mendorong instansi pemerintah untuk segera melakukan pemutakhiran data secara mandiri. Pemutakhiran data mandiri (PDM) instansi di awal November sebesar 76,04 persen, dan saat ini mencapai 81,88 persen. 

Sementara, PDM yang ada di BKN dari 35,58 persen di awalan November sudah berprogres sebesar 86,32 persen. 

“Pekerjaan rumah (PR) yang sudah 8 tahun ini harus sudah selesai. Kerja instansi paguyuban harus ditarget,” tegas Menteri Anas.

Sementara, Plt. Kepala BKN Bima Haria Wibisana mengatakan bahwa target kinerja yang dimandatkan kepada BKN terus dikebut. Ia memaparkan strategi simplikasi proses bisnis layanan kepegawaian, progres simplikasi, dan rencana simplikasi layanan kepegawaian.

Bima juga menjabarkan mengenai skema integrasi data Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) kepada Sistem Informasi ASN (SIASN). 

Ia mengungkapkan bahwa percepatan proses bisnis layanan pensiun dan pindah instansi dapat dirasakan mulai Desember 2022. Sementara, untuk kenaikan pangkat, target percepatannya pada April 2023. Kepengurusan layanan kepegawaian ditargetkan selesai paling lama dua hari.

Pengelolaan data kepegawaian saat ini masih kerap dibebankan hanya kepada staf, terutama dalam hal pemutakhiran data. Dengan jumlah staf yang tidak banyak, data ini tidak kunjung mutakhir. Kolaborasi dengan setiap ASN menjadi keharusan untuk mewujudkan data yag mutakhir dan cepat.

Lima hal utama diterapkan untuk strategi perubahan layanan. Pertama adalah interoperability, yakni integrasi menyeluruh lintas instansi, instansi pembina, dan stakeholder untuk penggunaan serta pemanfaatan satu data ASN.

Kedua adalah transparency. Penyampaian informasi berupa progres tahapan layanan melalui sistem menjadi bagian dari keterbukaan informasi kepada ASN. Ketiga, automated, yakni penyampaian dokumen baik dari BKN ke instansi atau sebaliknya secara otomatis melalui sistem.

Keempat adalah digital signature, penggunaan tanda tangan digital untuk seluruh dokumen kepegawaian di BKN maupun di instansi lain. Terakhir adalah paperless, persyaratan dalam layanan tidak ada lagi yang menggunakan dokumen fisik, melainkan dokumen digital.

Bima menjelaskan pendekatan digital digunakan dalam perbaikan layanan kepegawaian. Notifikasi layanan kepegawaian kepada ASN berbasis aplikasi mobile. 

Setiap tahapan layanan akan ternotifikasi kepada ASN melalui gawai masing-masing sehingga ASN akan mendapatkan kepastian waktu layanan pada setiap tahapannya.

Notifikasi layanan kepegawaian kepada pengusul (instansi) terkait status usulan berbasis WhatsApp. 

“Jika terdapat konfirmasi berupa berkas usulan tidak sesuai atau tidak memenuhi syarat, pengelola kepegawaian instansi akan mendapatkan notifikasi WhatsApp dan segera untuk memperbaiki berkas usulan tersebut,” ungkap Bima Haria.