PEKANBARU - Asisten III Sekretariat Daerah Provinsi (Setdaprov) Riau, Elly Wardhani menghimbau agar setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Provinsi Riau untuk menjaga dan rutin melakukan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya.

Dikatakannya, arsip merupakan elemen penting yang harus dikelola dengan baik oleh masing-masing OPD. Sebab arsip tidak hanya sebagai catatan sejarah, tetapi juga menjadi bukti kinerja organisasi dan aparaturnya.

Lebih dari itu, arsip juga merupakan bentuk dari pertanggungjawaban kegiatan pemerintahan dan pembangunan, serta dapat pula dijadikan bahan untuk mengevaluasi efektifitas dan efisiensi kinerja suatu instansi.

“Apabila dikemudian hari terdapat permasalahan hukum, arsip ini dapat menjadi bukti yang sah dan kuat di Lembaga Pengadilan,” ujar Elly Wardhani di Ruang Bedah Buku Perpustakaan Soeman HS. Rabu, (6/11/2024).

“Semoga OPD yang belum atau minim melakukan pemusnahan arsip agar lebih aktif lagi untuk melakukan pemusnahan arsip dikemudian hari,” tandasnya.

Namun begitu, Asisten III menegaskan agar OPD perlu cermat dan berhati-hati dalam melakukan pemusnahan tersebut. Sebab arsip yang hendak dimusnahkan haruslah merupakan dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna, telah habis masa retensinya, serta memiliki jadwal retensi arsip (JRA).

“Kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan tanggung jawab pimpinan OPD. Pemusnahan arsip harus sesuai dengan prosedur yang ditentukan, sebagaimana diatur dalam pasal 86 undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan,” tegas Asisten III.

Lebih lanjut, Asisten III menhimbau agar setiap OPD untuk dapat menyerahkan arsip statis mereka ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau secara berkala.

“Arsip statis ini hendaknya diserahkan ke LKD, untuk dijadikan khazanah arsip Pemprov Riau dan akan dilestarikan sebagai memori kolektif sejarah perjalanan Pemerintah Daerah dari masa ke masa,” tutupnya.