PEKANBARU - Sebanyak 4.332 berkas arsip retensi dibawah dan diatas 10 tahun yang bearasal dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau dimusnahkan.

Berkas yang dimusnahkan diantaranya dari Dinas Perhubungan Provinsi Riau, Dinas Pangan, Tanaman Pangan dan Hortikultura Provinsi Riau, Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UKM Provinsi Riau, Dinas Pendidikan, Dinas Pekerjaan Umum, Penataan Ruang, Perumahan, Kawasan Permukiman Dan Pertanahan Provinsi Riau.

Kemudian Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Riau, Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Riau, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau, Sekretariat DPRD Riau, dan Rumah Sakit Umum Daerah Arifin Achmad.

“Acara ini merupakan salah satu bentuk kegiatan yang berkaitan dengan gerakan Riau sadar tertib arsip yang telah dicanangkan oleh Pemprov Riau beberapa tahun yang lalu,” ungkap Asisten III Sekretariat Daerah Provinsi Riau, Elly Wardhani di Ruang Bedah Buku Perpustakaan Soeman HS. Rabu, (6/11/2024).

Dalam pemusnahan tersebut, Asisten III Sekretariat Daerah Provinsi Riau, Elly Wardhani didampingi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, Mimi Yuliani.

Asisten III menyebut, arsip yang dimusnahkan tersebut telah dinilai dan diverifikasi oleh Dispersip Provinsi Riau.

Sebagaimana mengacu pada keputusan Gubernur Riau nomor 825/IX/2018 tentang jadwal retensi arsip fasilitatif keuangan, kepegawaian ASN dan pejabat negara pemerintah di lingkungan Pemprov Riau.

Dikatakannya penyusutan dan pengurangan jumlah arsip perlu dilakukan. Hal ini guna menghindari terjadinya penumpukan arsip yang akan berdampak terhadap penambahan biaya anggaran untuk pemenuhan sarana dan pra sarana kearsipan.

“Ini penting dilakukan untuk mengatasi terjadinya penimbunan arsip yang tidak bernilai guna dan untuk menghemat anggaran daerah,” kata Elly.

Selain kegiatan pemusnahan, dilakukan pula penyerahan arsip statis dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Dispersip Provinsi Riau.

Sementara itu, Kepala Dispersip Provinsi Riau, Mimi Yuliani melaporkan hingga hari ini, pihaknya telah menerima sebanyak 905 berkas arsip statis yang berasal dari 19 OPD dilingkungan Pemprov Riau. 

“Namun masih ada beberapa OPD lagi yang masih belum menyerahkan arsip statisnya pada tahun 2024 ini. Masih ada sisa waktu 2 bulan lagi, untuk itu kami berharap OPD tersebut untuk dapat menyerahkan arsip statisnya ke LKD,” kata Mimi.