Pekanbaru - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Riau selaku lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Riau melaksanakan kegiatan pemusnahan dan penyerahan arsip statis OPD di Lingkungan Pemerintah Prov. Riau, Selasa (29/08/2023). Kegiatan yang dilaksanakan di Ruang Wan Ghalib Gedung Gedung Dispersip Riau tersebut guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kearsipan dalam menyelamatkan dan melestarikan arsip.

Pelaksana Tugas (Plt) Asisten III Setdaprov Riau, Aryadi mengatakan dalam sambutannya, arsip merupakan rekaman kegiatan beserta informasi tentang kegiatan pemerintahan. Selain itu, arsip juga merupakan memori yang bersifat kolektif dalam perjalanan pembangunan daerah.

Aryadi menyebutkan, Pemerintah Provinsi mengapresiasi terselenggaranya kegiatan ini. Baik dari pemusnahan arsip yang melampaui jangka penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna maupun penyerahan arsip statis yang bernilai guna dalam bermasyarakat dan bernegara.

"Arsip sejatinya penting sebagai tulang punggung institusi dan organisasi. Arsip merupakan bukti sah dan kuat bagi lembaga di pengadilan," ujarnya.

Diingatkannya, bagi OPD yang belum melakukan pemusnahan arsip tersebut untuk segera melaksanakannya sesuai dengan prosedur yang berlaku.

"Sesuai dengan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pemusnahan ini wajib dilaksanakan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna dan habis masanya," tegasnya.

Kegiatan pemusnahan arsip dibuka secara simbolis oleh Plt Asisten III, Aryadi dan Kepala Dispersip Provinsi Riau, Mimi Yuliani dengan metode pencacahan berkas arsip. Selain itu, dilakukan pula penyerahan arsip statis kepada OPD terkait.

Jumlah arsip yang dimusnahkan pada hari ini berjumlah 6.070 berkas yang tidak memiliki guna berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Kepala Dispersip Provinsi Riau, Mimi Yuliani menjelaskan tentang pentingnya pemusnahan arsip yang sudah lebih dari 10 tahun.

"Jika tidak dilakukan pemusnahan, akan terjadi penumpukan. Dari penumpukan itu akan menambah biaya anggaran dalam memenuhi sarana dan prasarana kearsipan," terangnya.

Mimi Yuliani menambahkan, dengan adanya kegiatan ini diharapkan OPD senantiasa siap dalam mempertanggungjawabkan kinerja melalui arsip.